Business interview illustration.

L’embauche d’un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, donne lieu à différentes formalités obligatoires.

Etape 1 : Recrutement
Selon l’article L122-45 du Code du travail, lors d’un recrutement vous ne pouvez écarter un candidat pour des motifs discriminatoires (situation de famille, état de santé, orientation sexuelle, opinions religieuses, politiques ou philosophique.). Toutes les questions posées par l’employeur doivent avoir impérativement un lien direct et nécessaire avec le poste concerné.

Etape 2 : Choix du contrat de travail
Votre embauche est-elle pérenne ou temporaire ?
Le contrat à durée indéterminée permet de capitaliser sur l’avenir de votre entreprise.
Le contrat à durée déterminée  permet de répondre à un besoin ponctuel dans votre entreprise (remplacement, hausse temporaire de l’activité).
Les mentions suivantes sont obligatoires dans le contrat de travail :
-la nature du contrat : CDD, CDI…
-les coordonnées de l’entreprise et du salarié
-la date de début d’exécution du contrat
-le poste occupé, sa nature
-le lieu d’exécution
-la rémunération et son mode de calcul
-la durée des congés payés et la méthode de calcul des congés
-le nombre d’heures hebdomadaires effectuées
-les coordonnées de l’organisme de sécurité sociale auprès duquel cotise l’employeur
-les coordonnées de la caisse de retraite complémentaire
-la convention collective applicable

Etape 3 : Les démarches administratives obligatoires
-DPAE : Avant la prise de poste du nouveau salarié au sein de votre entreprise, vous avez l’obligation légale de faire une DPAE (Déclaration Préalable A l’Embauche) auprès de l’URSSAF. Une copie de ce document doit être transmise au salarié concerné.
-VIP : La visite doit être réalisée dans les 3 mois suivants la prise de poste (2 mois s’agissant des apprentis) et renouvelée au plus tard tous les 5 ans. Les travailleurs de nuit, les jeunes de moins de 18 ans ainsi que les salariés exposés à des risques doivent avoir réalisé leur visite avant l’affectation au poste.
-Registre du personnel : Le salarié ainsi que les stagiaires doivent être inscrit sur le registre unique du personnel.
–Affiliation du salarié à l’institution relevant de l’Arrco (pour tous les salariés) ou de l’Agirc (pour le personnel cadre).

Les entreprises employant au moins 50 salariés doivent chaque mois effectuer une déclaration sociale nominative (DSN) en indiquant les contrats de travail conclus ou rompus au cours du mois précédent.