Savez-vous que la protection des données conditionnée par le Règlement général sur la protection des données (RGPD) vise aussi les comités d’entreprises (CE) et les comités sociaux et économiques (CSE) ?
RGPD : Fin de la dispense de déclaration Cnil
Les CE/CSE utilisent souvent des données informatisées relatives aux salariés (nom, prénom..). Leur utilisation est encadrée par la CNIL qui dans une délibération du 17 octobre 2006, les dispense de déclaration des informations suivantes : nom, prénom, photographie, sexe, date et lieu de naissance, coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles, situation matrimoniale.
⇒Sachez qu’à compter du 25 mai 2018, date d’entrée en application du RGPD, les dispenses adoptées par la CNIL n’ont plus de valeur juridique !
RGPD : Mode d’emploi pour la mise en conformité
Dans le cadre de leurs nombreuses activités, les CE/CSE collectent des données et procèdent à l’archivage manuel ou numérique. Le CE/CSE doit en conséquence définir des règles précises pour toutes les données personnelles recueillies et les rendre publics aux salariés.
♦Instauration d’un registre des traitements de données
Le registre des activités de traitements des données permet de recenser les traitements de données et de disposer d’une vue d’ensemble des données personnelles.
3 étapes pour élaborer le registre :
– désigner un délégué à la protection des traitements,
– recenser et regrouper les traitements de données par activité,
– remplir chaque fiche d’activité détaillant le traitement des données.
♦Rédaction d’une clause spécifique dans le règlement intérieur
Le CE/CSE a l’obligation de mettre en place un règlement intérieur qui détermine ses modalités de fonctionnement, ses règles et celles de ses rapports avec les salariés pour l’exercice de ses missions. Afin d’être en conformité, un grand nombre de CE/CSE insèrent une clause spécifique pour la protection des données dans le règlement intérieur.
Sachez que dans l’attente de la production de référentiels RGPD, la CNIL reste flexible afin de permettre aux responsables de traitement CE/CSE de se mettre en conformité.