Le registre unique du personnel est un document établi par l’employeur d’une entreprise, quelle que soit sa taille, permettant de garantir la transparence des emplois de l’entreprise et ce, dès la première embauche. Tous les salariés sont concernés (y compris les intérimaires, les travailleurs à domicile, les travailleurs étrangers, les salariés détachés, les stagiaires).

Un registre par établissement
La tenue du registre du personnel est obligatoire dans chaque établissement. Cela signifie que si l’entreprise comporte plusieurs établissements, il sera nécessaire de tenir un registre du personnel pour chacun d’eux.

Des mentions obligatoires
-Identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité,
-Carrière : emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise,
-Type de contrat : cdd, cdi, intérim…
-Travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail
-Stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, à indiquer dans une partie spécifique

Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement.

La forme du registre unique du personnel
Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre. Toutefois, il est exigé que  le personnel soit inscrit par ordre chronologique des embauches et de façon indélébile.

Ainsi, nous vous proposons notre registre unique du personnel en version numérique qui offre des garanties de contrôle équivalentes à la version papier.

Les sanctions en cas de contrôle
En cas de contrôle, le registre du personnel doit pouvoir être présenté sur place. Un registre absent, des mentions erronées, des négligences, la sanction est identique : l’employeur aura à s’acquitter de l’amende prévue pour les contraventions de la 4ème classe :
-750 € au plus pour les personnes physiques
-3 750 € au plus pour les personnes morales, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.